Wft werkgevershandleiding
Inhoud
Over deze handleiding
Inloggen in het Wft Triple A Dashboard
Menu Settings: grenzen bepalen binnen het Dashboard
Menu Settings: rood, geel of groen?
Status up-to-date en Periodieke Toets?
Groups (groepen) aanmaken in het Dashboard
Users op groepen indelen in het Dashboard
Users aanmelden in Wft Triple A
Welkomst- en inlogmail verzenden
Profiel aanpassen
Users in Groepen indelen (bij User gegevens)
Users afmelden
Geschiedenis van een User resetten
Hulp nodig bij het doorvoeren van mutaties?
Voorbeeld welkomstmail
Aanvullende handleidingen (bijlagen)
Wat ziet de medewerker in Wft Triple A?
Over deze handleiding
Deze handleiding behandelt de meest gestelde vragen bij het gebruik van het Werkgevers Dashboard waarmee de gebruikers van Wft Triple A worden beheerd en gemonitord. Uw medewerkers loggen in op Wft Triple A via de volgende URL: https://triple-a.nibesvv.nl/. Of zij kunnen ervoor kiezen de apps te downloaden in de App Store of Google Play Store.
We zijn natuurlijk continu bezig met het vernieuwen en verbeteren van Wft Triple A. Ook in 2017 heeft dat geleid tot een update van het werkgeversdashboard. Indien van toepassing treft u bij ieder hoofdstuk een update over een nieuwe functionaliteit binnen de scope van het betreffende hoofdstuk.
Er zijn diverse rollen binnen het Dashboard. De meest uitgebreide daarvan is de rol Employer admin. Deze rol geeft toegang tot alle niveaus in het Dashboard en de mogelijkheid om informatie te wijzigen en toe te voegen.
Er zijn ook handleidingen passend bij de andere rollen die een medewerker heeft in het werkgevers Dashboard. Zie hiervoor ook het hoofdstuk Aanvullende handleidingen (bijlagen).
Wilt u na het lezen van de handleiding liever dat wij het doorvoeren van de mutaties van u overnemen, neemt u dan contact op met uw accountmanager op telefoonnummer 035 750 61 57 of via e-mailadres incompany@nibesvv.nl
Update
Aanvulling op de video ‘Korte rondleiding Dashboard Wft Triple A: Naast de mogelijkheid tot het toekennen van verschillende rollen aan managers en teamleiders voor dashboardbeheer en monitoring, kunt u onder tab ‘admin’ ook aangeven of deze managers en teamleiders automatisch periodieke rapportages willen ontvangen via e-mail. Dit kan op dagelijks basis, maar ook op wekelijkse of maandelijkse basis. Als u hiervoor kiest, hoeven zij dit niet meer zelf uit te draaien.
Inloggen in het Wft Triple A Dashboard
Ga naar https://triplea-cms.nibesvv.nl/
Om in te loggen in het Werkgevers Dashboard heb je van ons een Username (gebruikersnaam) en een wachtwoord ontvangen.
Menu Settings: grenzen bepalen binnen het Dashboard
Het Werkgevers Dashboard meet op 4 zaken de status van de actuele vakbekwaamheid van de organisatie.
Wft Triple A is bij aanvang door ons met een gemiddelde standaard ingesteld. De grenzen tussen wat je goed, redelijk of onvoldoende vindt, kun je zelf aanpassen onder SETTINGS. Op onderstaande afbeelding zie je hoe je via het Dashboardmenu bij de Settings komt.
Alle gegevens over medewerkers, teams en organisatie zijn gebaseerd op de activiteiten van jouw medewerkers in Wft Triple A. Uitgangspunt hierbij is dat een medewerker ‘groen’ is, tot het moment dat diegene achterloopt met het behalen van de Periodieke Toets.
- De eerste instellingsmogelijkheid in Wft Triple A betreft daarom de settings met betrekking tot de User, een individuele medewerker die Wft Triple A gebruikt.
- Het tweede niveau is de Group. Een group is een verzameling users die als eenheid worden gemeten. Bijvoorbeeld een team van de direct leidinggevende van de Users.
- Het hoogste niveau is de Employer. Onder de employer vallen alle Groups en de Users die daaronder vallen. De Employer is niet in alle gevallen de werkgever, het kan ook gaan om een divisie of label.
- Een ander type informatie dat wordt gemeten, is hoe de Users op Topics (onderwerpen) hebben gescoord in hun Periodieke Toetsen.
User score
Uitgangspunt van deze meter is dat een medewerker regelmatig een Periodieke Toets moet behalen, om aan te tonen dat hij actueel vakbekwaam is. De medewerker is ‘groen’ zolang hij niet te veel ongetoetste onderwerpen heeft.
Met deze meter stel je in hoeveel onderwerpen nog ‘open’ mogen staan. Dat wil zeggen: nog niet met een voldoende Periodieke Toets zijn afgerond. Je kiest het toelaatbare aantal door de knoppen op de schuifbalk te bewegen.
In het voorbeeld hierboven is de medewerker in de groene zone wanneer hij maximaal 10 onderwerpen nog niet heeft afgerond. Hij komt in de rode zone zodra hij meer dan 25 onderwerpen niet met een voldoende toets heeft afgerond.
De ondergrens aan het aantal ongetoetste onderwerpen is 5, omdat een medewerker pas een Periodieke Toets kan opstarten zodra hij minimaal 5 nieuwe onderwerpen heeft ontvangen.
NIBE-SVV publiceert gemiddeld 2 onderwerpen per week. De User met het meest uitgebreide profiel moet met de settings in het voorbeeld dus iedere vier weken een toets doen om ‘op groen’ te blijven.
Group score en Employer score
Uitgangspunt van deze meters is dat een Group (team, afdeling of vergelijkbare eenheid) en Employer (werkgever, divisie) op orde is wanneer onderliggende niveaus voldoende op orde zijn.
Met deze meter stel je bij Group in hoeveel Users groen moeten zijn om een Group-score groen, geel of rood op te leveren. Bij Employer stel je in hoeveel Groups groen moeten zijn om een groene, gele of rode Employer-score op te leveren.
In het voorbeeld hierboven is de Group in de groene zone wanneer minimaal 75% van de Users binnen de Group groen is. De Group wordt rood zodra minder dan 25% van de Users groen is. De Employer is groen zodra meer dan 75% van de Groups groen is en rood wanneer minder dan 25% van de Groups groen is.
Topic score
Uitgangspunt van de kleurverdeling is dat je ziet met welke onderwerpen medewerkers moeite hebben en waar extra aandacht voor nodig is.
Met deze meter stel je in hoe vaak vragen over een bepaald onderwerp in de toetsen van je medewerkers correct moeten worden beantwoord. Dit is uitgedrukt in een percentage.
In het voorbeeld hierboven is een onderwerp groen wanneer een vraag in 75% van de gevallen juist is beantwoord. Wanneer de score onder de 25% correct beantwoord komt, wordt dit onderwerp rood.
Menu Settings: rood, geel of groen?
Je kunt zelf de grenzen tussen groen, geel en rood kiezen en op elk moment aanpassen. Wij adviseren de volgende standaard settings:
De settings gelden voor alle onderdelen van een Employer. Je kunt dus niet per Group variëren.De settings voor de Employer staan standaard op 75%. Als ¾ van de medewerkers up-to-date is, dan is de hele Group groen.
De status van een Group wordt dus bepaald door het aantal medewerkers dat de groene status heeft en de status van de Employer wordt bepaald door het aantal Groups dat groen is.
Hieronder onder ziet u een voorbeeld van settings die zijn aangepast.
De kleuren groen, geel, rood
De kleur van een User geeft aan in hoeverre hij up-to-date is in zijn persoonlijke Wft Triple A-omgeving en of er een noodzaak bestaat om een Periodieke Toets te maken.
In de Periodieke Toets in Wft Triple A beantwoordt de User 1 stelling per artikel (binnen het verplichte beroepsprofiel). Is de Toets met een voldoende behaald, dan is daarmee die periode afgesloten.
Overig
- Optioneel door een medewerker toegevoegde Thema’s worden niet getoetst in de Periodieke Toets.
- Medewerkers met een uitgebreid verplicht profiel zullen vaker een Periodieke Toets moeten doen dan gebruikers met alleen een Wft Basis-profiel.
Status up-to-date en Periodieke Toets?
Uitgangspunt: een medewerker start groen in Wft Triple A en krijgt een andere kleur als hij achter begint te lopen met zijn studie (de vakbekwaamheidscyclus).
Binnen het verplichte profiel worden artikelen gepubliceerd in Wft Triple A:
- Tussen de 0 en 10 ongetoetste artikelen: Status is groen. De User is nog up-to-date. Toetsing via een Periodieke Toets is mogelijk vanaf 5 gepubliceerde artikelen, maar is (nog) niet noodzakelijk.
- Tussen de 10 en 25 ongetoetste artikelen: Status is geel. Toetsing via de Periodieke Toets is nu wenselijk en aan de orde.
- Vanaf 25 (of meer) ongetoetste artikelen: Status is rood. Toetsing via de Periodieke Toets is noodzakelijk. Bij een grote hoeveelheid ongetoetste artikelen wordt de Periodieke Toets erg zwaar, waardoor de slagingskans lager wordt.
Groups (groepen) aanmaken in het Dashboard
Ga naar het hoofdmenu van het Dashboard.
Om een nieuwe Group aan te maken, klik je onder de bestaande groepen op Add new group.In het pop-upscherm vul je de naam van deze nieuwe Group in. Deze naam kun je zelf kiezen. Klik vervolgens op Add en de Group is aangemaakt. Deze verschijnt nu in de lijst.
Users in Groups indelen in het Dashboard
Om een gebruiker toe te voegen, ga je naar het hoofdmenu van het Dashboard en open je de gewenste Group door erop te klikken. Het onderstaande scherm verschijnt.
Hier klik je op Add user.
Je krijgt nu het onderstaande pop-upscherm te zien.
Selecteer de User die je wilt toevoegen door voor diens naam op + te klikken. Je kunt Users ook vinden door te sorteren of zoeken op naam, ID of e-mailadres.
Je kunt vervolgens je keuze bevestigen door op OK te klikken.
Boven in de namenlijst zie je welke User(s) je hebt toegevoegd. Heb je je vergist? Klik dan op de x in het blauwe balkje en de User wordt uit de Group verwijderd.
Users aanmelden in Wft Triple A
Ga in het Wft Triple A Dashboard naar het menu Users.
Let op dat je in dit onderdeel nooit op het -icoontje achter de naam van een medewerker klikt. Hiermee verwijder je de Wft Triple A-gebruiker namelijk definitief uit het systeem en is ook de volledige gebruikershistorie definitief verdwenen!
Kies de tab USERS.
Het onderstaande scherm verschijnt nu. Vul de velden van boven naar beneden in.
Preposition: dit zijn eventuele tussenvoegsels bij een achternaam.
Klik voor een nieuw wachtwoord op generate Password. Het voorgestelde wachtwoord moet je wegklikken met het kruisje.
Het wachtwoord wordt niet zichtbaar in de lijst. In plaats daarvan zie je een aantal zwarte stippen staan.
Group: Hier kies je de groep waaronder de User komt te vallen. Een Group is niet verplicht, maar maakt het wel makkelijker om in het Dashboard de voortgang per afdeling te monitoren. Hierbij is het mogelijk (bijvoorbeeld) managers toegang tot het Dashboard te verlenen. Zij kunnen dan de voortgang van de gekoppelde werknemers monitoren. De indeling in Groups kan eventueel ook later worden gedaan.
Profile: Selecteer hier het gewenste profiel. In de rechterkolom krijg je te zien welke modules bij dat profiel horen.
Bij Mandatory worden de modules weergegeven die onder het gekozen profiel vallen. Bij Optional worden de aanvullende modules weergegeven die een User heeft geselecteerd (een User kan zelf optionele modules aan en uit zetten).
De status Active moet aangevinkt staan.
Expire Date: Indien er afspraken zijn gemaakt over de duur van een abonnement, is het wenselijk dit veld in te vullen. Indien dat niet het geval is, mag dit veld leeg blijven.
Als alle gegevens juist zijn ingevuld, blader je naar beneden en klik je op Save.
Welkomst- en inlogmail verzenden
Door middel van een standaard mailsjabloon kan de welkomst- en inlogmail naar de ingevoerde Users worden verzonden. In deze mail staat aanvullende informatie over Wft Triple A en een uitleg over de inlogprocedure.
Update
Met ingang van de nieuwe release (eind mei 2017) zal de welkomst- en inlogmail automatisch verzonden worden zodra je een nieuwe User hebt ingevoerd en op de save-button hebt gedrukt.
Profiel aanpassen
In het Dashboard is het mogelijk een profiel van een User aan te passen. Ga in het Wft Triple A Dashboard naar het menu USERS.
Je komt in het volgende scherm.
Je kunt een gebruiker opzoeken door een waarde in te vullen in een van de witte velden. Alle resultaten die overeenkomen met de ingevoerde waarde worden nu getoond.
Let erop dat er voor of achter de ingevulde term geen spaties staan.
Als je de gegevens van een User wilt veranderen, klik je op het potloodje (zie afbeelding hieronder).
Let op! Klik nooit op het -icoontje, want dan verwijder je de User en zijn volledige geschiedenis uit Wft Triple A.
Via het potloodje kom je in het onderstaande scherm terecht.
Je kunt hier verouderde of onjuiste gegevens aanpassen en je wijzigingen opslaan met de knop Save onderaan de pagina.
Bijvoorbeeld het wijzigen van Profile: Selecteer hier het gewenste profiel. In de rechterkolom krijg je te zien welke mandatory modules bij dat profiel horen.
Users in Groepen indelen (bij User-gegevens)
In het Werkgevers Dashboard is het mogelijk een User aan een groep te koppelen.
Ga in het Wft Triple A Dashboard naar het menu USERS.
Je komt dan in het volgende scherm.
Je kunt een gebruiker opzoeken door een waarde in te vullen in een van de witte velden. Alle resultaten die overeenkomen met de ingevoerde waarde worden nu getoond.
Let erop dat er voor of achter de ingevulde term geen spaties staan.
Als je de gegevens van een User wilt veranderen, klik je op het potloodje (zie afbeelding hieronder).
Let op! Klik nooit op het -icoontje, want dan verwijder je de User en zijn volledige geschiedenis uit Wft Triple A.
Je komt vervolgens in onderstaand scherm terecht. In het veld Group worden alle beschikbare groepen weergegeven. Hier selecteer je de gewenste groep.
Scroll naar beneden en klik op Save als je de groep hebt ingevuld.
Users afmelden
Het is mogelijk Users voor Wft Triple A af te melden in het Werkgevers Dashboard. Dit heet inactief maken en kan noodzakelijk zijn als een medewerker uit dienst treedt of voor bepaalde tijd met verlof gaat, bijvoorbeeld zwangerschapsverlof.
Ga in het Wft Triple A Dashboard naar het menu USERS.
Je komt in het volgende scherm.
Je kunt een gebruiker opzoeken door een waarde in te vullen in een van de witte velden. Alle resultaten die overeenkomen met de ingevoerde waarde worden nu getoond.
Let erop dat er voor of achter de ingevulde term geen spaties staan.
Als je de gegevens van een User wilt veranderen, klik je op het potloodje (zie afbeelding hieronder).
Let op! Klik nooit op het -icoontje, want dan verwijder je de User en zijn volledige geschiedenis uit Wft Triple A en dat is niet gewenst. Mochten Users namelijk bij een andere werkgever door willen gaan met Wft Triple A, dan kan de betreffende gebruiker door NIBE-SVV worden toegevoegd aan het bestand van de nieuwe werkgever en doorgaan waar hij was gebleven.
Door op het potloodje te klikken kom je in het scherm terecht waar je de usergegevens aan kunt passen.
In het veld Expire Date vul je de datum in per wanneer de deelnemer geen toegang meer heeft.
Als dit per direct is, verwijder dan ook het vinkje bij Active, scroll naar beneden en klik op Save. Is dit niet per direct, maak hier dan voor jezelf een notitie van, zodat je de User op het juiste moment op inactief kunt zetten.
Als het vinkje bij Active wordt uitgezet, dan komt deze User bij een export als ‘niet actief’ naar voren.
Geschiedenis van een User resetten
Het is mogelijk de account van een User te resetten in het Dashboard. Dit is een praktische oplossing wanneer een User om diverse redenen (bijvoorbeeld langdurig verlof) een grote achterstand heeft opgelopen.
Je volgt dezelfde stappen als bij Users afmelden, verwijdert het vinkje bij Active om de User op inactief te zetten en klikt op Save.
Vervolgens zoek je de User nog een keer op in de bewerkmodus. Plaats nu weer een vinkje in het vakje naast Active en klik nogmaals op Save.
Na deze actie begint een User weer met een schone lei en de gebruikersgeschiedenis blijft bewaard (notities en Periodieke Toetsen die zijn gemaakt en artikelen die zijn gelezen).
Belangrijk om te weten is dat de User in kwestie vanaf het reset-moment weer aantoonbaar vakbekwaam is.
Het resetten van een User kan niet met terugwerkende kracht worden toegepast!
Hulp nodig bij het doorvoeren van mutaties?
Wilt u na het lezen van de handleiding liever dat wij het doorvoeren van de mutaties van u overnemen, neemt u dan contact op met uw accountmanager op telefoonnummer 035 750 61 57 of via e-mailadres incompany@nibesvv.nl.
Voorbeeld welkomstmail
Deze mail wordt automatisch verstuurd naar nieuwe gebruikers zodra deze is ingevoerd. Uw medewerkers loggen in via de volgende URL: https://triple-a.nibesvv.nl/. Of zij kiezen ervoor de apps te downloaden via de App Store of de Google Play Store. Zie ook het hierna volgende voorbeeld van de Welkomstmail.
Bevestiging account Wft Triple A
Geachte heer / mevrouw […},
Welkom bij Wft Triple A, de slimste en leukste tool om permanent actueel te blijven.
Alstublieft, uw inloginstructies
Nadat u de webpagina heeft geopend of de Wft Triple A-app heeft gedownload, kunt u een wachtwoord aanvragen.
- Klik hier en log in op pc of laptop (of download de app via onderstaande links);
- Klik op ‘Wachtwoord vergeten’;
- Vul het e-mailadres in waarop u deze mail heeft ontvangen;
- Klik op 'Verzenden'.
Vervolgens ontvangt u op dit e-mailadres een mail met een link. Via deze link kunt u uw wachtwoord instellen, waarna u direct toegang krijgt tot Wft Triple A.
Inloggen: waar, wanneer en hoe u maar wilt
Wft Triple A werkt webbased op uw pc/laptop en als app op uw smartphone en/of tablet. Bekijk hier de korte rondleiding.
Uw profiel (uitbreiden)
Voor u is het profiel aangemaakt dat wij bij uw aanmelding hebben ontvangen. Dit Verplichte, Bedrijfsprecifieke en/of Optionele profiel bevat de thema's die nodig zijn voor het uitoefenen van uw functie.
U kunt zelf kosteloos nog extra thema’s aanzetten binnen uw Optionele profiel. Deze artikelen kunt u afsluiten met de zelftoets in een artikel en worden niet meegenomen in de Periodieke Toets. Zo kunt u Permanent Actueel blijven op alle kennisgebieden waarvoor u een diploma heeft behaald.
Wij wensen u veel plezier met uw Wft Triple A!
Met vriendelijke groet,
Klantenservice Wft Triple-A
Aanvullende handleidingen (bijlagen)
De onderstaande handleidingen zijn beschikbaar voor Wft Triple A. Hieronder staat welke handleiding waarvoor bedoeld is.
Handleiding Wft Triple A
Voor: Users
Handleiding voor medewerkers die gebruikmaken van Wft Triple A.
Met uitleg over de Wft Triple A-omgeving zoals het persoonlijke Dashboard, de navigatie binnen Wft Triple A, thema’s en artikelen, het maken van rapportages en het aanpassen van het profiel.
Handleiding gebruik Dashboard_empl_viewer
Voor: Dashboard Employer viewer
Een medewerker met deze rol kan alle informatie van de Employer zien maar niet aanpassen.
Dit is de uitgebreide handleiding voor het Dashboard, specifiek gericht op het Employer-scherm, het Group-scherm, het User-scherm en het Topic-scherm.
Deze handleiding geeft uitleg over het Dashboard.
Handleiding gebruik Dashboard_group_viewer
Voor: Dashboard Group viewer
Een medewerker met deze rol kan alleen de informatie in zijn eigen Group zien en de informatie niet aanpassen.
Dit is een verkorte handleiding voor het Dashboard, specifiek gericht op het Group-scherm en het User-scherm.
Wat ziet de medewerker in Wft Triple A?
